20 pomysłów i trendów na sale konferencyjne na 2023 rok – część 1

Niemniej jednak Harvard Business Review przeprowadził ankietę wśród 182 menedżerów wyższego szczebla z różnych branż w 2017 roku i stwierdził, że 71% uważa, że spotkania są nieproduktywne i nieefektywne. Ponadto 62% uważa, że ich zespoły tracą okazje, próbując zbliżyć pracowników.

Jednym ze sposobów na zachowanie proaktywności spotkań i członków zespołu jest stworzenie zmodernizowanej, nowoczesnej sali konferencyjnej z nowymi i ulepszonymi technologiami. Jest to szczególnie ważne, biorąc pod uwagę hybrydowe harmonogramy pracy wielu pracowników.

Flexvision ma 20 pomysłów na sale konferencyjne i trendy na rok 2023, które zapewnią łączność, produktywność i zgodność z duchem czasu w Twoim biurze.

1. Stwórz przestrzenie wielofunkcyjne

Posiadanie dużej sali konferencyjnej nie zawsze ma sens, jeśli Twoja firma ma ograniczoną przestrzeń biurową lub niewielką liczbę pracowników. Podczas gdy większe pokoje świetnie nadają się do odpraw w działach i spotkań z klientami, czasami wystarczą małe pokoje.

Możesz dostosować swoje pomieszczenia biurowe do zmieniających się potrzeb, używając przesuwnych ścianek działowych. Zapewnia to prywatność i zamyka przestrzeń, aby stworzyć środowisko lepiej pasujące do wykonywanego zadania.

Dodatkowo problemy z dostępnością sal konferencyjnych to prawdziwy problem dla firm, które szybko się rozwijają i brakuje im powierzchni biurowej.

Wykorzystanie zasobów poprzez wykorzystanie całej dostępnej przestrzeni może zapewnić większą elastyczność.

2. Monitory wielkoformatowe i ekrany LED w salach konferencyjnych

Nowoczesna sala konferencyjna powinna wykorzystywać najbardziej opłacalne opcje wizualnej prezentacji na rynku. Na duże monitory stają się coraz bardziej popularne podczas spotkań, ponieważ są większe i bardziej jasne niż standardowe projektory, co czyni je wygodniejszymi do oglądania.

Flexvision oferuje wysokiej jakości monitory LCD 86 oraz 98 calowe oraz dla większych formatów Ekrany LED, które zapewniają wyraźny obraz przy łatwej konfiguracji.

3. Tablice interaktywne

Tablice interaktywne i cyfrowe flipcharty umożliwiają bardziej dynamiczną prezentację. Możesz dodawać adnotacje do zdjęć i dokumentów, nagrywać spotkania, zapisywać i wyświetlać pliki w różnych formatach oraz współpracować z członkami zespołu za pośrednictwem szeregu urządzeń, aby Twoje spotkania były bardziej wydajne i produktywne.

Tablice interaktywne doskonale nadają się również do burz mózgów i spotkań opartych na dyskusjach i są powszechnie używane podczas konferencji Zoom.

4. Systemy wsparcia spotkań hybrydowych

Włączenie mediów cyfrowych i technologii prezentacji do spotkań ma kluczowe znaczenie dla firm stosujących hybrydowe konfiguracje pracy. Standardowe konferencyjne połączenia audio działają w niektórych scenariuszach, ale jeśli istnieje technologia umożliwiająca dostarczanie wysokiej jakości prezentacji, dlaczego z niej nie skorzystać?

Technologia prezentacji powinna zapewniać możliwości obsługi multimediów cyfrowych, które umożliwiają łatwe udostępnianie treści w wysokiej rozdzielczości niezależnie od źródła. Flexvision oferuje technologię prezentacji, która pozwala zautomatyzować prezentacje, a nawet przesyłać strumieniowo zawartość za pośrednictwem urządzenia mobilnego. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą urządzeń marki Barco.

5. Pokoje Zoom, Teams itp.

Zoom  oraz Teams był szeroko stosowany w wielu branżach, odkąd COVID-19 zaczął wpływać na firmy na całym świecie. Możliwości Zoom i Teams są stale aktualizowane dzięki ulepszeniom oprogramowania. Pokoje Zoom/Teams umożliwiają przesyłanie wiadomości na czacie, liczenie obecności, udostępnianie ekranu i różne opcje wyświetlania, takie jak widoki siatki i liniowe.

Nowoczesne sale konferencyjne korzystają z Zoom Rooms/Teams Rooms z dodatkowymi funkcjami, takimi jak możliwość automatycznego rozpoczynania i kończenia spotkań z przydzielonymi monitorami czasu spotkania.

6. Akustyka premium w pomieszczeniu konferencyjnym

Zrozumiałość dźwięku w sali konferencyjnej jest niewątpliwie najważniejszym aspektem wirtualnych konferencji. Jasne, możliwość zobaczenia uczestników i odpowiednich dokumentów jest ważna, ale bardzo trudno jest zrozumieć temat dyskusji bez odpowiedniej jakości dźwięku.

Niektóre sale konferencyjne wykorzystują również techniki pochłaniania dźwięku, jeśli spotkanie ma być prywatne i wymaga dyskrecji.

Flexvision oferuje wysokiej jakości dźwięk w pomieszczeniach konferencyjnych, który używa zaawansowanych procesorów DSP, dla dostosowania dźwięku do warunków akustycznych panujących w pomieszczeniu.

7. Układ pomieszczenia konferencyjnego

Układ sali konferencyjnej jest całkowicie zależny od wielkości biura i liczby pracowników, którzy rutynowo uczestniczą w spotkaniach osobiście. Twoja branża również ma znaczenie — niektóre branże lepiej współpracują z układami w stylu kawiarni, podczas gdy inne preferują układy w stylu klasowym.

Będziesz także chciał wziąć pod uwagę potrzeby swoich klientów. Twoi klienci preferują dyskusje przy okrągłym stole? Ile i jakiego rodzaju spotkania z nimi przeprowadzisz? Na przykład układy w kształcie litery U sprawdzają się lepiej w przypadku prezentacji niż układy grupowe.

8. Pokoje tematyczne

Wielu uważa, że sale konferencyjne wymagają jednolitego, czystego projektu. Nie ma jednak powodu, dla którego sale konferencyjne nie mogłyby być bardziej ciekawe.

Motywy to świetny sposób na uatrakcyjnienie sal konferencyjnych i zwiększenie zaangażowania. O wiele przyjemniej jest przebywać w pokoju, który wzbudza inspirację, niż siedzieć w szarym lub białym pokoju, w którym efekty wizualne szybko się nudzą.

Rozważ wyjątkowy motyw, taki jak kosmos lub podwodny świat, aby wzbudzić emocje wokół zaplanowanych spotkań i używać zwrotów, takich jak „spotkanie w tropikach w południe”. Temat powinien odzwierciedlać kulturę pracy Twojego biura i ogólne zainteresowania Twojego zespołu.

9. Kolorowa farba

Choć może się to wydawać proste, większość biur ma standardową matową białą farbę na całej powierzchni. Zmiana koloru ścian sali konferencyjnej może mieć ogromne znaczenie, ponieważ różne kolory często wywołują określone nastroje.

Biała farba z pewnością sprawia, że małe pomieszczenia wydają się większe, ale nasycone kolory mają bardziej pozytywny wpływ na to, jak myślimy w środowisku biurowym. Na przykład uważa się, że niebieski reprezentuje komunikację, logikę i wydajność, podczas gdy żółty ucieleśnia energię, pewność siebie i kreatywność.

10. Murale i dzieła sztuki

Dodanie fototapety lub różnych dzieł sztuki do sali konferencyjnej może z łatwością sprawić, że przestrzeń stanie się mniej szara. Musisz jednak uważać, aby nie rozpraszać się zbytnio. Sale konferencyjne są zwykle zarezerwowane na spotkania i ważne dyskusje, więc dodanie zbyt wielu elementów wizualnych może być szkodliwe.

Rozważ fototapetę przedstawiającą krajobraz, na przykład pasmo górskie lub rzekę, albo grafikę, która daje członkom zespołu miejsce do skupienia się, nie wpływając na ich koncentrację.

To była pierwsza część naszego artykułu dotycząca trendów w wyposażeniu sal konferencyjnych w 2023 roku. Zapraszamy na kolejną część wkrótce.